Recruiting-Kennzahlen richtig nutzen
Erfolgreiches Recruiting basiert heute nicht mehr auf Bauchgefühl. Für fundierte Entscheidungen braucht es konkrete Daten. Hier kommen Recruiting-Kennzahlen wie Time-to-Fill, Time-to-Hire oder die Conversion Rate ins Spiel, die dabei helfen, den Erfolg im Recruiting messbar zu machen. Doch erst die richtige Analyse verwandelt Zahlen in konkrete Maßnahmen. In diesem Artikel erfahren Sie, auf welche Kennzahlen es wirklich ankommt und wie Sie Ihr Recruiting damit optimieren können.
Welche Recruiting-Kennzahlen wirklich zählen
Recruiting-Kennzahlen helfen, Schwachstellen im Prozess zu identifizieren und gezielt zu optimieren. Diese KPIs (Key Performance Indicators) sollte jede Personalabteilung regelmäßig analysieren und auswerten.
1. Time-to-Hire (Zeit zwischen Bewerbung und Einstellung)
Die Time-to-Hire gibt an, wie viele Tage zwischen der Bewerbung eines Kandidaten und der Vertragsunterschrift vergehen. Eine hohe Time-to-Hire kann auf ineffiziente Abläufe im Bewerbungsprozess hinweisen.
2. Time-to-Fill (Zeit zwischen Ausschreibung und Einstellung)
Die Time-to-Fill zeigt, wie viele Tage durchschnittlich zwischen der Stellenausschreibung und der Vertragsunterschrift liegen. Sie ist somit immer länger als die Time-to-Hire. Bei einer hohen Time-to-Fill sollten neben den Prozessen auch die genutzten Recruiting-Kanäle genauer analysiert werden.
3. Conversion Rate (Konversionsrate)
Die Conversion Rate zeigt, wie viele Interessenten, die eine Stelle gesehen haben, sich tatsächlich bewerben. Eine niedrige Konversionsrate deutet auf eine wenig ansprechende Stellenausschreibung, zu hohe Anforderungen oder einen umständlichen Bewerbungsprozess hin.
4. Cost-per-Application (Kosten pro Bewerbung) und Cost-per-Hire (Kosten pro Einstellung)
Wichtige Kennzahlen sind außerdem die Cost-per-Application und Cost-per-Hire. Sie umfassen sämtliche Ausgaben, die im Rahmen einer Neueinstellung anfallen – etwa für Jobbörsen, Social Media Ads, Personalberatungen oder Recruiting-Software. Aufgrund der Vielzahl dieser Kostenpunkte ist die Ermittlung komplex, liefert aber wertvolle Erkenntnisse zur Budgetplanung und zeigt Einsparpotenziale auf.
So erfassen Sie Ihre Recruiting-Kennzahlen
Kleinere Unternehmen starten oftmit manuellen Erfassungen in Excel. Das kann für den Anfang ausreichen, istaber fehleranfällig, aufwendig und schwer skalierbar. Insbesondere wenn Siemehrere Kanäle oder verschiedene Rollen einbeziehen, geraten Tabellen schnellan ihre Grenzen.
ModerneBewerbermanagementsysteme wie talentstorm bieten hier eine effektive Lösung.Sie dokumentieren alle relevanten Schritte im Recruiting-Prozess automatisch –etwa, wann eine Bewerbung eingeht oder wie lange die Bearbeitung dauert.
Ein großerVorteil dieser digitalen Tools ist die Entlastung im Alltag. Denn anstatt Datenhändisch zusammenzutragen, erhalten Sie Kennzahlen direkt in Form vonDashboards oder Reportings. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch dieDatenqualität.
talentstorm stellt Ihnen unter anderem folgende Daten automatisch und übersichtlich dar:
- Anzahl eingehender Bewerbungen je Stelle und Abteilung
- Bewerberherkunft über verschiedene Kanäle (Bewerbungsquelle)
- Entwicklung von Time-to-Hire, Time-to-Fill, Time-to-Application, Cost-per-Application und Cost-per-Hire
- Fortschritt und Geschwindigkeit in einzelnen Recruiting-Schritten
- Aktivitätsstatus im Bewerbungsprozess
- Anzahl abgebrochener Bewerbungen
- Durchschnittliche Antwortzeit (Rückmeldedauer)
- Absagequote von Bewerbern
Recruiting-Kennzahlen richtig interpretieren: Was Ihre KPIs wirklich aussagen
Recruiting-Kennzahlen liefern nur dann echten Mehrwert, wenn sie im richtigen Kontext betrachtet und sinnvoll interpretiert werden. Es reicht nicht, eine Zahl zu kennen – entscheidend ist, zu verstehen, was sie bedeutet, warum sie sich verändert und wie sie im Verhältnis zu anderen Kennzahlen steht.
Beispiel: Eine Time-to-Fill von 30 Tagen kann für manche Positionen hervorragend, für andere zu lang sein. Eine kaufmännische Assistenzstelle lässt sich meist schneller besetzen als eine Fachkraft im IT-Bereich. Auch Region, Marktlage und Unternehmensgröße spielen eine Rolle.
Ähnlich verhält es sich mit der Cost-per-Hire: Eine niedrige Zahl klingt positiv, kann aber auch bedeuten, dass zu wenig in Reichweite, Arbeitgebermarke oder Bewerberqualität investiert wurde. Umgekehrt kann eine höhere Cost-per-Hire gerechtfertigt sein, wenn sie zu besseren Einstellungen oder langfristiger Mitarbeiterbindung führt.
Entwicklungen im Auge behalten
Richten Sie den Fokus weg von Momentaufnahmen und hin zu langfristigen Entwicklungen. Kennzahlen werden oft erst über längere Zeiträume aussagekräftig. Ein einmaliger Ausreißer kann durch saisonale Schwankungen oder interne Umstrukturierungen bedingt sein.
Achten Sie auf Trends: Steigt die Time-to-Hire über mehrere Monate? Sinkt die Conversion Rate kontinuierlich? Solche Entwicklungen geben Hinweise auf veränderte Prozesse oder Rahmenbedingungen. Ziehen Sie immer vergleichbare Zeiträume heran, um Kennzahlen richtig zu interpretieren.
Wechselwirkungen zwischen KPIs berücksichtigen
Recruiting-Kennzahlen sollten nie isoliert betrachtet werden. Eine niedrige Time-to-Hire bei gleichzeitig sinkender Anzahl an Vorstellungsgesprächen kann darauf hindeuten, dass zwar schneller eingestellt wird, aber die Bewerberqualität abnimmt.
Ebenso bringt eine gute Conversion Rate wenig, wenn Bewerber anschließend durch lange Rückmeldezeiten oder komplizierte Verfahren abspringen – was wiederum die Time-to-Hire erhöht.
Erstellen Sie daher regelmäßig eine Übersicht, in der alle wichtigen KPIs gemeinsam dargestellt werden. Nur so lassen sich Zusammenhänge erkennen und gezielte Maßnahmen ableiten.
So leiten Sie Maßnahmen aus Ihren Recruiting-Kennzahlen ab
Nachdem Sie Ihre Kennzahlen erfasst und interpretiert haben, sollten Sie gezielt Maßnahmen daraus ableiten. Ziel ist es, Schwachstellen im Prozess zu erkennen und Verbesserungen einzuleiten – auf Basis von Daten, nicht Vermutungen.
Beispiele für Maßnahmen:
Time-to-Hire zu hoch:
Straffen Sie interne Abläufe, definieren Sie klare Entscheidungswege und nutzen Sie Automatisierungen. Tools wie talentstorm erinnern Personalverantwortliche an überfällige Rückmeldungen und ermöglichen Bewerbern, den Status ihrer Bewerbung jederzeit einzusehen – ähnlich einer Paketverfolgung. Das steigert Transparenz und Zufriedenheit.
Cost-per-Hire steigt:
Analysieren Sie die Ausgabenstruktur. Prüfen Sie, welche Plattformen hochwertige Bewerbungen liefern, und investieren Sie gezielter. Empfehlungsprogramme oder eine optimierte Karriereseite mit besserer Auffindbarkeit (SEO) können helfen, Kosten zu senken.
Schwache Conversion Rate:
Reduzieren Sie Hürden im Bewerbungsprozess. Bewerbungen sollten in wenigen Minuten möglich sein – idealerweise ohne Anmeldung. Systeme mit CV-Parsing erleichtern dies erheblich. Achten Sie zudem auf mobile Optimierung: Ist die Ausschreibung auf dem Smartphone schlecht lesbar, springen viele Interessenten ab.
Fazit: Mit den richtigen Kennzahlen zum besseren Recruiting
Wer den Recruiting-Erfolg messen will, braucht belastbare Daten und die Bereitschaft, Prozesse kontinuierlich zu hinterfragen. Recruiting-Kennzahlen schaffen Transparenz, decken Schwachstellen auf und ermöglichen gezielte Optimierungen.
Wichtig ist nicht nur die Erhebung der Zahlen, sondern ihre sinnvolle Interpretation – und die Umsetzung der richtigen Maßnahmen. Bewerbermanagementlösungen wie talentstorm unterstützen Sie dabei, Ihre Kennzahlen effektiv zu erfassen, auszuwerten und in bessere Prozesse zu überführen.
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