Datenschutz im Bewerbermanagement
Bewerbungen gehen heutzutage meist digital ein. Die Daten werden dann zentral gespeichert und im Team geteilt. Während dies einerseits zur Steigerung der Effizienz beiträgt, erhöht es zeitgleich die Anforderungen an den Datenschutz. Die DSGVO stellt hierfür klare Regeln auf, gerade bei der Verarbeitung personenbezogener Informationen. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, worauf es beim Datenschutz bei der Bewerbung ankommt – und wie talentstorm ein DSGVO-konformes Bewerbermanagement ermöglicht.
Relevante DSGVO-Grundlagen im Recruiting
Ein rechtskonformer Bewerbungsprozess muss die zentralen Datenschutzprinzipien der DSGVO berücksichtigen. Dazu zählen Rechtmäßigkeit, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit, wie sie in Artikel 5 DSGVO geregelt sind.
Im Bewerbungsalltag bedeutet das: Es dürfen ausschließlich Daten erhoben und verarbeitet werden, die für die Beurteilung der Eignung erforderlich sind – beispielsweise Kontaktdaten oder Nachweise über Qualifikationen. Angaben zu Religion, Gesundheitsstatus oder Familienstand sind in der Regel unzulässig.
Hinweis: Diese Vorschriften gelten unabhängig davon, ob Bewerbungen per E-Mail, per Formular oder über ein Bewerbermanagementsystem eingehen.
Zudem verpflichtet Artikel 13 DSGVO Unternehmen dazu, Bewerbende transparent über Verarbeitungszwecke, Speicherfristen, Empfänger und ihre Rechte zu informieren. Dies sollte idealerweise direkt im Bewerbungsformular oder über einen Datenschutzhinweis auf der Karriereseite erfolgen. Indem Sie diese Grundlagen im Bewerbermanagement beachten, sorgen Sie nicht nur für rechtliche Sicherheit, sondern auch für Vertrauen bei den Interessenten und Interessentinnen.
Umgang mit Bewerberdaten: Löschpflicht, Einwilligung, Aufbewahrungsfristen
Löschpflicht
Nach Artikel 17 DSGVO sind personenbezogene Daten grundsätzlich zu löschen, sobald der Zweck der Datenspeicherung erreicht oder weggefallen ist (beispielsweise nach abgelehnter Bewerbung). Das gilt ebenso, wenn Bewerbende ihre Einwilligung widerrufen. Für eine lückenlose Dokumentation empfiehlt sich deshalb ein klar definierter Löschprozess im Unternehmen.
Fehlt dieser Prozess oder wird es versäumt, die Daten zu löschen, kann das im Falle einer Prüfung durch Datenschutzaufsichtsbehörden zu Bußgeldern führen. Zudem beeinträchtigt eine zu lange Speicherung ohne Rechtsgrundlage das Vertrauen in Ihr Unternehmen und in die Seriosität Ihres Recruitings.
Einwilligung
Eine Einwilligung ist insbesondere dann erforderlich, wenn Bewerbungen digital verarbeitet werden oder Bewerberprofile in einem Talentpool erstellt werden. Laut Art. 6 Abs. 1 DSGVO muss die Einwilligung freiwillig, informiert, spezifisch und eindeutig erfolgen.
Darüber hinaus müssen Sie die Einwilligung auch nachweisbar dokumentieren – optimalerweise direkt im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses. Unternehmen dürfen die Bewerbung auch nicht von der Einwilligung abhängig machen („Kopplungsverbot“), sofern die Einwilligung nicht zwingend für das Verfahren erforderlich ist.
Aufbewahrungsfristen
Wie die DSGVO besagt, dürfen Bewerbungen nicht unbegrenzt gespeichert werden – selbst, wenn ein Arbeitsverhältnis nicht zustande kommt. In der Regel endet die zulässige Speicherdauer sechs Monate nach Absage. Eine längere Speicherung, zum Beispiel zur Aufnahme in einen Bewerberpool, ist nur mit ausdrücklicher Einwilligung zulässig. Selbst dann sollte eine maximale Speicherdauer von ein bis zwei Jahren definiert und begründet werden.
Einzelfälle, etwa steuerrechtlich relevante Unterlagen, können unter Umständen länger aufbewahrt werden. Allerdings sind pauschale Archivierungsfristen datenschutzrechtlich nicht zulässig, wenn der Zweck der Speicherung wegfällt.
Rechtskonforme Kommunikation & Datenweitergabe im Team
Auch innerhalb des Unternehmens muss der Umgang mit Bewerberdaten datenschutzkonform erfolgen. Der Zugriff darf ausschließlich Personen vorbehalten sein, die unmittelbar in den Auswahlprozess eingebunden sind – etwa dem Personalbereich, der jeweiligen Führungskraft oder der Geschäftsleitung. Eine unkontrollierte Weitergabe, zum Beispiel per E-Mail oder in Papierform, sollte vermieden werden.
Voraussetzung für eine sichere interne Datenverarbeitung ist die Umsetzung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen (TOM). Dazu gehören unter anderem:
- Verschlüsselte Übertragung sensibler Informationen
- Klare Vergabe von Rollen und Zugriffsrechten im Bewerbermanagementsystem
- Nachvollziehbare Protokollierung aller Zugriffe auf Bewerberdaten
Wenn Sie externe Partner wie Personalvermittlungen oder Softwareanbieter einbinden, ist ein sogenannter Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich, der die datenschutzkonforme Datenverarbeitung klar regelt.
Zudem gilt: Bewerbende haben das Recht, nachvollziehen zu können, wer ihre Daten einsehen kann, zu welchem Zweck sie verarbeitet werden und wie lange eine Speicherung erfolgt. Diese Informationen sollten möglichst früh, idealerweise bereits beim Eingang der Bewerbung, zur Verfügung gestellt werden.
Wie talentstorm Datenschutz in der Praxis unterstützt
Unternehmen, die den Datenschutz bei der Bewerbung aktiv gestalten, stärken ihr Arbeitgeberimage und reduzieren rechtliche Fallstricke. talentstorm legt daher großen Wert auf DSGVO-konformes Bewerbermanagement, indem sensible Daten zentral, sicher und standardisiert verwaltet werden. Dabei profitiert Ihr Unternehmen von folgenden Funktionen:
Zentrale, verschlüsselte Speicherung in der Cloud
Alle Bewerbungen werden in talentstorm zentral und cloudbasiert gespeichert. Die Daten werden verschlüsselt angelegt und dabei durch individuelle Zugriffsrechten geschützt. So behält Ihr Unternehmen jederzeit die Kontrolle darüber, wer auf welche Daten zugreifen darf. Durch die zentrale Struktur werden unnötige Datenkopien oder unsichere Ablagen vermieden, was einen klaren Vorteil gegenüber E-Mail-Postfächern und Papierbewerbungen darstellt.
Automatisierte Einwilligungssteuerung
Bei der Bewerbung über das System wird direkt nach der Einwilligung zur Speicherung im Talentpool gefragt. Diese Abfrage ist vollständig in den Prozess integriert, sodass Ihr Unternehmen die datenschutzrechtlich erforderliche Zustimmung nicht separat einholen muss. Die Einwilligung wird zudem dokumentiert und kann so bei Bedarf nachgewiesen werden. Dies ermöglicht rechtssichere Prozesse und eine spätere Kontaktaufnahme mit passenden Kandidaten und Kandidatinnen.
DSGVO-konforme Kommunikation
Mit talentstorm lassen sich automatisierte E-Mails wie Eingangsbestätigungen, Einladungen zum Gespräch oder Absagen DSGVO-konform versenden – direkt aus dem System heraus. Dadurch entfällt die manuelle Bearbeitung sensibler Informationen über unsichere Kanäle, was dem Datenschutz bei Bewerbungen zugutekommt. Alle Schritte sind nachvollziehbar dokumentiert und tragen zu einer professionellen und rechtssicheren Bewerberkommunikation bei.
Effiziente Weitergabe und Team-Zugriff
Die interne Zusammenarbeit wird durch klar definierte Rollen- und Rechteverteilungen unterstützt. Fachabteilungen und Mitarbeitende aus dem Recruiting erhalten gezielten Zugriff auf relevante Bewerbungen – ohne dass vollständige Unterlagen per E-Mail versendet werden müssen.
Dank der Statusanzeige und Protokollierung ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Information erhalten oder bearbeitet hat. Das schützt die Bewerberdaten vor unbefugten Zugriffen und sorgt für mehr Transparenz im Auswahlprozess.
talentstorm bietet Ihnen alle technischen und organisatorischen Voraussetzungen, um Bewerbungsprozesse datenschutzkonform und transparent zu gestalten. Profitieren Sie von klar geregelten Abläufen, revisionssicherer Datenverarbeitung und automatisierten Funktionen, die den Anforderungen der DSGVO im Alltag gerecht werden – ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
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