Dos and Don‘ts
Eine genderneutral formulierte Stellenanzeige oder ein sorgfältig vorbereitetes Jobinterview: Das sind vielleicht die ersten Dinge, die viele mit Bewerberkommunikation verbinden. Doch Ihr Unternehmen kommuniziert auf weit mehr Wegen mit potenziellen Kandidaten. Schon der zufällige erste Besuch Ihres Instagram-Kanals oder auch die automatische Empfangsbestätigung bei einer Bewerbung hinterlassen bei Ihren Bewerbern einen Eindruck.
Viele dieser Interaktionen laufen nebenbei, oft sogar unbewusst – und werden gerade deshalb leicht übersehen. Gute Bewerberkommunikation ist klar, ehrlich, wertschätzend. Sie schafft Orientierung und hilft dabei, eine Vertrauensbasis aufzubauen. Wer hier punktet, legt den Grundstein für eine positive Candidate Experience. Und die entscheidet letztlich darüber, ob Talente abspringen oder am Haken bleiben.
5 Dos für erfolgreiche Bewerberkommunikation
1. Volle Transparenz
Der Bewerber sollte zu jeder Zeit wissen, wo er im Prozess steht. Das fängt schon bei der Stellenanzeige an: Ist die Ausschreibung verständlich formuliert? Spricht sie die richtige Zielgruppe an? Achten Sie auf eine Sprache, die zur Rolle und Zielgruppe passt - ohne dass Sie dabei auf unnötige Fachbegriffe zurückgreifen.
Wenn dann eine Bewerbung bei Ihnen eingeht, ist eine kurze Rückmeldung Pflicht. Am einfachsten geht das mit einer automatischen Eingangsbestätigung per Mail. Die sollte dann auch einen Mehrwert bieten und nicht nur aus dem typischen "Wir haben deine Bewerbung erhalten und werden uns melden" bestehen. Hier können Sie beispielsweise über den weiteren Zeitplan aufklären. Auch im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses können Sie mit kurzen Zwischenbescheiden Unsicherheiten bei Ihren Bewerbern verhindern.
2. Kommunikation auf Augenhöhe
Die Person, die sich bei Ihnen bewirbt, könnte schon bald Teil Ihres Unternehmens sein. Deshalb sollten Sie sie von Anfang an mit Respekt und Wertschätzung behandeln. Kommunizieren Sie bereits in der Stellenausschreibung auf Augenhöhe – offen, ehrlich und respektvoll. Nennen Sie zum Beispiel eine konkrete Ansprechperson mit Kontaktdaten und laden Sie Bewerbende dazu ein, vorab Fragen zum Job oder zum Bewerbungsprozess zu stellen.
3. Präsent sein, wo Bewerber hinschauen
Den ersten Eindruck von Ihrem Unternehmen bekommt der Kandidat oft lange vor der eigentlichen Bewerbung – zum Beispiel durch Bewertungen auf Jobplattformen, Social Media oder die Karriereseite. Während Sie auf manche Plattformen wie kununu oder StepStone nur begrenzt Einfluss haben, können Sie Ihre eigenen Kanäle gezielt und authentisch selbst gestalten. Zeigen Sie dort echte Einblicke in den Arbeitsalltag – etwa Fotos aus dem Team oder Erfahrungsberichte von Mitarbeitenden. So vermitteln Sie ein realistisches Bild Ihrer Unternehmenskultur.
4. Nutzen Sie KI, aber kombinieren Sie sie mit menschlichem Kontakt
KI-gestützte Tools wie ChatGPT können bei der Termin- und Interviewplanung oder bei der Erstellung von Stellenanzeigen wertvolle Unterstützung leisten. Wichtig ist dabei, dass die Kommunikation nicht unpersönlich oder kalt wirkt. Außerdem sollten Sie KI-generierte Texte vor dem Absenden prüfen. Automatisierte Prozesse laufen am besten vor allem im Hintergrund – im Vordergrund steht weiterhin der menschliche Kontakt. Bewerber sollten jederzeit wissen, an welche reale Person sie sich wenden können.
5. Holen Sie sich Feedback ein
Sicherlich kein Must-Do aber ein Nice-to-have: Umfragen unter abgelehnten Kandidaten können Ihnen helfen, den Prozess aus Sicht der Bewerber zu verbessern. Sei es bei der Verständlichkeit der Stellenanzeige, der Dauer der Rückmeldungen oder dem Ablauf der persönlichen Gespräche: Niemand sonst kann Ihnen ein fundierteres Feedback zu Ihrer Bewerberkommunikation geben. Natürlich wird nicht jeder abgelehnte Kandidat einen Feedbackbogen ausfüllen. Aber Fragen kostet ja nichts. Und kann vielleicht dazu beitragen, die Candidate Experience mit Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Don'ts zur überzeugenden Bewerberkommunikation
Und dennoch: Selbst kleine Fehler können den guten Eindruck leicht wieder zunichtemachen. Hier kommen die Don'ts zur überzeugenden Bewerberkommunikation – So wird's nichts mit dem Perfect Match:
Versäumte Fristen
Wir starten mit einem echten Klassiker unter den Don'ts. Wenn Sie im Prozess zeitliche Angaben machen – egal ob Rückmeldung oder finale Entscheidung – sollten Sie diese auch einhalten. Nur so entsteht von vorneherein Vertrauen zwischen Unternehmen und Kandidat. Und wenn es doch mal länger dauert als geplant: Geben Sie rechtzeitig Bescheid. Ein ehrliches "Wir brauchen noch etwas Zeit" kommt deutlich besser an als komplette Funkstille.
Standard-Texte ohne Aussagekraft
"Leider müssen wir Ihnen mitteilen..." – wenn eine Absage-Mail mit so einer Floskel beginnt, möchte man eigentlich gar nicht weiterlesen. Ein ehrlicher, auf die Situation zugeschnittener Satz bringt Bewerbern mehr als jede abgegriffene Phrase. Und zeigt, dass Sie den Kandidaten als Menschen und nicht nur als Bewerbernummer sehen.
Unehrliche Versprechen
Flexibles Arbeiten? Großartiges Team? Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten? Klingt schonmal super – ist es aber auch nur, wenn's dann stimmt. Wer in der Kommunikation Erwartungen weckt, die später nicht gehalten werden können, verspielt Vertrauen. Und zwar nicht nur beim Kandidaten, sondern auch auf Bewertungsplattformen. Ehrlich währt eben auch im Bewerbungsprozess am längsten.
Keine finale Absage
Der Prozess endet – aber niemand sagt offiziell "Nein"? Das ist frustrierend. Wer mehrere Wochen investiert, möchte auch einen klaren Abschluss. Selbst eine Absage ist besser als Schweigen. Fehlt das letzte Feedback, bleibt das Ergebnis offen sowie mit ihm ein bitterer Nachgeschmack. Und den behalten die wenigsten für sich.
Fazit: Erfolgreiche Bewerberkommunikation zahlt sich aus
Eine gelungene Bewerberkommunikation ist mehr als nur gute Manieren – sie ist häufig der entscheidende Erfolgsfaktor für die Optimierung Ihres Bewerbungsprozesses. Wer transparent, wertschätzend und authentisch kommuniziert, stärkt seine Employer Brand, erhöht die Chancen auf passende Bewerbungen und hinterlässt bei allen Kandidaten einen positiven Eindruck – auch bei denen, die eine Absage erhalten.
Ihr Unternehmen sollte alle Kontaktpunkte mit potenziellen Bewerbern aktiv gestalten, vom ersten Besuch auf der Karriereseite bis hin zur finalen Rückmeldung. So entsteht Vertrauen, das langfristig wirkt. Wenn Sie im Wettbewerb um Talente bestehen wollen, kommen Sie an einer klaren und menschlichen Kommunikation nicht vorbei.
